お仕事するなら知っておきたいパソコンのスキル~岡山パソコン教室~

岡山市北区のパソコン教室【キュリオステーション岡山店】でよく相談されることが、「これからお仕事を始めようと思うのですが・・・何を知っておくといいですか?」との質問、

岡山市のパソコン教室 悩む女性2

スキルに関する不安が誰でもあります。

 

最低限は、知っておきたいことをまとめてみました。

 

お仕事で必要なパソコンスキルとは

一番必要な知識って、何??

入力やマウス操作、タイピングができることは、当然として・・・

フォルダとファイル、ファイルの拡張子は理解しておきましょう。

 

バックアップをとりながら作業を進めていくなど、もしかしたら・・・といった考慮も自分を守るためにも必要です。

せっかく作った資料、誤って削除してしまったら・・・

 

ファイル操作は必須かも知れません、、、コピペ、ドラッグアンドドロップ・・・

大事な書類を誤って削除したり、移動したりして、保存場所が解らなくなることは、避けましょう。

 

会社には個別のルールがありますので、ルールを守って、管理していきましょう。

 

ファイルの管理ができない人、苦手な人は、お仕事も?っと疑われるかも知れません

一番大切なことは、スキルではなくて、コミュニケーション能力

解らないことは、素直に聞くこと、、、

 

メール送信をする場合にもルールがありますので、あらかじめ聞いておくとよいかも知れませんネ

同梱、署名なども含めて、最低限 宛先、CC、BCCの違いは理解しておきましょう。

 

ショートカットキーも知っているだけではなく、使いこなせると、よりお仕事がはかどります。

お仕事の効率化も考えておくべきです。

 

コピペも、ホームページの文面をそのまま、ワードとかに貼り付けると、字体まで、、、といった経験もあるかと思います。

 

そんな時に活躍するのが、テキストエディタです。いったん、テキストエディタを使用して、テキストのみにしてから、再度コピペするなど、使い方次第で手間が省けます。いや、「書式のクリアでできるから問題ないよ?」って人もいるかも知れませんが・・・

 

よく使うお名前などは、漢字辞書なども使ってあらかじめ登録しておくと効率的です。

読み方が解らない、何とか探し出して記述する、ついでに、コピペして辞書登録するなど方法はあります。

 

スマホでも、辞書がありますので、有効に活用すべきです。

 

パソコンスキルは知っておいても無駄なことはありませんし、以下、Word Excel PowerPointの必要であろうスキルも含め

知らなくても大丈夫かも知れませんが、知っておくと何かと役立つ機能です。

 

Wordがデキル人ってどの程度のスキルなの

「Wordができる方」といった募集もありますが、どの程度のスキルがあればよいのでしょうか?

よく聞かれるのですが。。。

 

Wordを使うなら最低限、知っておきたいこと

  • 日付の自動更新機能
    印刷する都度変更するのは、忘れがちですので、知っておくとよいでしょう
  • フォント、行数、箇条書き
    太字とか、フォントサイズだけではなく、1ページの行数、文字数など
  • 右寄せ、中央揃など
    スペースキーで埋めると、不揃いになりますので、タブキーの理解も・・・
  • 表の作成
    Wordの機能にあるので、罫線の引き方など知っておくと見栄え良くなります。
  • 画像・図形の挿入
    苦手な方は、画像を挿入すると、体裁が・・・となりますので、
    四角、前面、背面などは知っておきましょう。意外と知られていないことです。
  • ページ番号・見出し
    複数ページの文章、見出しなどを利用して目次の挿入など
    ページ区切り、セッション区切りなども使えればよいでしょう。
  • 上部にあるリボン「タブ」「グループ」
    リボンに出ている内容は、よく使われるであろう機能ですので、こんな機能があるんだと見ておけばよいでしょう。

こんなこと、できないのかな?と思いつくこと、そして、探してみることがスキルアップに繋がっていきます。

是非、できない、で終わることなく、できないかな?っと探してみて下さい。

 

社内にお知らせする案内、社外向けによっても記述は変わってきます。

ちょっとした「スキル」があれば、「え?こんなことできたの?」と驚かれるかも知れませんし。。。

反対に、こうするんだよ。っと指導を受けるかも知れません。

 

Wordのスキルというよりも、あいさつ文など一般教養のスキルなども必要になることでしょう。

一般教養のスキルがあり、Wordで表現できれば、それだけで十分かも知れませんが・・・

その他に対外的な資料作成において、よく注意されることは、お客様のお名前は、上に書き、自分の名前は、それよりも下側にとフォーマットにも厳しい会社もあります。

 

Excelがデキル人ってどの程度のスキルなの

Excelは表計算ですので、計算式が組立てられることも必要になります。

グラフ作成なども知っておくとよいでしょう。

 

Excelを使うなら最低限、知っておきたいこと

  • 日付の自動更新機能なども含めた日付型の理解
    こちらも知っておくと、重宝されることでしょう。
    日付データの見せ方など知っておくと悩むことはなくなるでしょう。
  • 計算式
    計算式の埋め込みだけではなく、埋め込まれた計算式を誤って消さないことも重要です。
  • 文字の配置、単位
    見た目の問題ですが、均等割り付けなども含め知っておくとよいでしょう。
  • グラフ作成
    グラフの作成方法は知っておきましょう。条件付き書式、データバーなども使えれば、、、
  • 画像・図形の挿入
    Wordとの違いも理解しておきましょう
  • データの抽出など
    検索、条件による絞り込みなど、表示、非表示も含めて
  • ページ番号・ヘッダ・フッタ
    複数ページの印刷確認も含めて
  • 印刷設定
    拡大・縮小、1ページになどExcelでできることはしっておきましょう
    Excelの特徴でもあるこの機能、縮小して1ページに印刷するなど、改ページなども含めて使いこなせば、印刷物も減ってきます。
  • 上部にあるリボン「タブ」「グループ」
    に出ている内容は、よく使われるであろう機能です。

Excelは、Wordと違い用紙サイズを指定して作りません。出来上がった表をどのようなサイズで印刷するか?柔軟に対応できるのもExcelの便利な機能です。

 

パワポがデキル人ってどの程度のスキルなの

PowerPointは、プレゼン資料ですので、見栄えが大切です。

サルでもわかるように、とも言われています。

PowerPointを使うなら最低限、知っておきたいこと

  • テーマ
    なんといっても重要ですので、テーマの取込なども含めて
  • アニメーション
    タイミング、動きなど動作の手順も含めて、変更方法など知っておくと、作り直さなくてもいいかも
  • グラフ機能
    Excelと同じようにっと思っても・・・みたいなこともありますよね
  • 箇条書き
    Wordと同じく
  • 画像・図形の挿入
    Wordとの違いも理解しておきましょう
  • 印刷設定など
    動画作成なども含めて、できることは、知っておきましょう。
  • 上部にあるリボン「タブ」「グループ」
    に出ている内容は、よく使われるであろう機能です。

 

Power Pointは、見た目、魅せ方が重要となります。内容も・・・含めて、、、

 

出来る限り、コピペやユーザ辞書を活用し、入力する手間を省くことも重要な時短スキルかと思いますので、自分なりの方法を見つけて下さい。

 

 

 

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